Büroheld bietet flexiblen Büroservice und virtuelle Assistenz für Selbstständige und Unternehmen in Österreich. Von Backoffice und Büroorganisation bis zu Kundenservice, Personaladministration und vorbereitender Buchhaltung können einzelne Tätigkeiten oder mehrere Leistungsbereiche flexibel kombiniert werden.
Die folgenden Beispiele zeigen typische Aufgaben. Der genaue Umfang wird immer individuell abgestimmt.
Struktur im Tagesgeschäft
Wir übernehmen administrative Tätigkeiten, die im Hintergrund viel Zeit kosten, aber für einen reibungslosen Ablauf unverzichtbar sind.
- E-Mails vorsortieren und nach Vorgabe beantworten
- Briefe, Schreiben und Standardkorrespondenz vorbereiten
- Dokumente formatieren, korrigieren und ablegen
- Excel-Listen, Übersichten und Stammdaten pflegen
- digitale Ordner- und Ablagestrukturen erstellen
- Informationen recherchieren und zusammenfassen
- Termine koordinieren und Fristen nachhalten
- Bestellungen und allgemeine Büroorganisation
Belege und Zahlen sauber vorbereitet
Wir bringen Ordnung in kaufmännische Unterlagen, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und Ihre Buchhaltung effizient weiterbearbeitet werden kann.
- Belege sammeln, benennen, sortieren und digital ablegen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
- Rechnungen und Angebote nach Ihrer Vorlage erstellen
- Zahlungseingänge und offene Posten in Listen nachhalten
- Unterlagen für Buchhaltung oder Steuerberatung vorbereiten
- einfache Tabellen und Kostenübersichten führen
- Beleg- und Dokumentenworkflows aufbauen
Damit nichts liegen bleibt
Von der Terminplanung bis zur Projektorganisation halten wir Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen im Blick.
- Kalender und Termine organisieren
- Besprechungen vor- und nachbereiten
- To-do-Listen und Projektstände nachhalten
- Unterlagen für Termine zusammenstellen
- Rückmeldungen und offene Punkte verfolgen
- Reisen, Reservierungen oder interne Termine koordinieren
- Recherche für Projekte oder Entscheidungen
Professionelle Kommunikation nach außen
Kundenanfragen sollen nicht warten, nur weil intern gerade viel los ist. Wir unterstützen bei wiederkehrender Kommunikation und Organisation.
- E-Mail-Anfragen beantworten oder vorsortieren
- Terminwünsche koordinieren
- Kundendaten und CRM-Einträge pflegen
- Informationen, Unterlagen und Angebote versenden
- Angebote nachfassen und Rückmeldungen dokumentieren
- standardisierte Kundenkommunikation nach Vorlage
Sicher im Umgang mit formellen Unterlagen
Durch die Ausbildung zur Rechtskanzleiassistentin besteht Erfahrung mit formellem Schriftverkehr, Diktaten, Fristen und vertraulichen Informationen.
- Diktate und Schreiben nach Vorgabe ausarbeiten
- Dokumente formatieren und vorbereiten
- Fristen und Termine organisatorisch nachhalten
- Akten- und Dokumentenablage strukturieren
- Korrespondenz nach Mustern vorbereiten
Hinweis: Keine Rechtsberatung und keine Tätigkeiten, die einer gesetzlich vorbehaltenen Berufsberechtigung unterliegen.
Ordnung rund um Mitarbeiterunterlagen
Mit Erfahrung aus der Lohnverrechnung unterstützen wir bei administrativen Vorarbeiten und strukturierten Personalprozessen.
- Stammdaten und Mitarbeiterlisten pflegen
- Unterlagen strukturiert ablegen
- Abwesenheits- und Urlaubsübersichten führen
- interne Checklisten und Vorlagen pflegen
- Unterlagen nach Vorgabe vorbereiten
- administrative Vorarbeiten für die weitere Bearbeitung
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren.
Wir klären gemeinsam, welche Aufgaben sinnvoll ausgelagert werden können und welcher Umfang zu Ihrem Bedarf passt.